Der Aufkaufpreis für ein Kilo Altpapier beginnt ab 10 Cent – mehr ist eine Kundenakte in Papierform nicht wert. Und was in Behörden noch gang und gäbe ist, findet sich auch bei so manchem Versicherungsvermittler. Klingt witzig, ist es aber spätestens dann nicht mehr, wenn es um den Bestandsverkauf geht.

Die Zeit ist reif für Veränderungen. Das ist mein Eindruck bei Beratungen von Maklern, Mehrfachagenten oder auch Ausschließlichkeitsvermittlern wenn ich Regale voller Akten, oft gut sortiert von A nach B oder nach Jahrgängen sehe. Überquellende Aktenschränke, Hängeregistraturen oder auch speziellen Archivräume mit Kundenakten.

Die große Ernüchterung kommt

Leider wird es zum Verkauf eines Bestandes aber erst richtig deutlich: Kaum ein Käufer übernimmt ein Lebenswerk in Papierform gerne. Und wenn, dann nur mit Preisabschlägen für die sichere Aktenvernichtung oder auch die Digitalisierung. Das Wort Digitalisierung macht aktuell die Runde, auch wenn jeder etwas anderes darunter versteht.

Inzwischen hat die Digitalisierung auch das Ende der Kette im sogenannten Workflow der Versicherungswirtschaft erreicht. Die meisten Versicherungen haben es schon hinter sich. Die elektronische Speicherung von Daten aus jahrzehntealten Unterlagen, aktuellen Anträgen, Verträgen, Leistungsbelegen und natürlich den Daten der Kunden selbst ist Alltag geworden.

Erster Schritt zur Digitalisierung

Mangelnde Effizienz im Büro, zunehmender Kosten- und Zeitdruck oder eben auch die Situation eines gewollten oder notwendigen Verkaufs der Firma führen zwangsläufig auf das Thema Digitalisierung. Aber wo anfangen?

Meine Empfehlung ist immer dem „Workflow“ zu folgen und entweder den gesamten Beratungsprozess oder die ersten Abschnitte davon auf Digitalisierung umzustellen. Ein erster Schritt kann die Eindämmung der Papierflut durch technische Lösungen bei der Erstellung von Angeboten sein.

Von der Papierakte zur CD oder DVD

Wenn man sich nun entschließt mit dem Papier Schluss zu machen bleibt die Frage, was man mit den Papierakten machen sollte. Grundsätzlich ist natürlich zu beachten, dass es differenzierte Fristen zur Aufbewahrung von Belegen gibt. Diese gilt es zu beachten.

Dennoch empfiehlt es sich besonders bei einem geplanten oder anstehenden Verkauf die alten Akten digitalisieren zu lassen. Consulting & Coaching Berlin bietet im Rahmen der Beratungsdienstleistungen für Bestandsverkäufe und der Steigerung des Wertes bis zum Verkauf entsprechende Dienstleistungen zur Digitalisierung von Altakten an, die für den Senior-Makler zu einem aufgeräumten Büro und einem Kundendatenbestand auf einer CD oder DVD führen können.

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